Електронний підпис має багато переваг. Це ідеальне рішення для економії часу та підвищення продуктивності команди. Онлайн-підпис спрощує процедури та сприяє прийняттю рішень. Незалежно від галузі, в якій ви працюєте, ви можете застосувати цей процес для свого бізнесу. Як це зробити? Ми ділимося з вами світом використання електронного підпису. Зберігається КЕП на token персонально видається всім клієнтам.
З чого складається електронний підпис?
Перш ніж розглядати практику, повернемося до визначення електронного підпису. Чим відрізняється власноручний підпис? Ось основні речі, про які слід пам’ятати.
Електронний підпис і власноручний підпис: у чому різниця?
Електронний підпис визначається як процес, за допомогою якого особа, яка приймає рішення, підтверджує документ або затверджує договір в режимі онлайн. Це може мати кілька форм:
- Прапорець;
- Поле для введення імені;
- Можливість ініціювання на сенсорному екрані та ін.
Підписання друкованого документа, його сканування та надсилання електронною поштою не можна вважати електронним підписом. Дійсно, весь процес має здійснюватися онлайн. Не слід плутати електронний підпис з цифровим підписом. Останній відповідає системі шифрування, яка гарантує особу особи, яка приймає рішення, і засвідчує його підпис.
Яка цінність електронного підпису?
У Україні закон надає однакове значення електронному та власноручному підпису. Таким чином, коли ви стверджуєте вміст онлайн-документа, ви маєте те саме правопорушення, що й у випадку традиційного процесу.
Крім того, система позначення часу та ідентифікації гарантує оптимальну безпеку для ваших обмінів. Процес, який забезпечує захист вмісту документів і підпису від підробки. Ви також отримуєте сертифікат із відображенням кожного етапу транзакції, на який ви можете покластися у разі спору.
Для яких документів можна використовувати електронний підпис?
все. Електронний підпис можна використовувати для затвердження будь-яких видів документів. Ви можете застосувати його як для укладення договорів зі своїми клієнтами, так і для підтвердження внутрішнього бюджету.
Як за допомогою електронного підпису прийняти цінову пропозицію або замовлення?
Як постачальник послуг, ви, звичайно, просите своїх клієнтів підписати кошторис перед початком виконання завдання. Це дає змогу контролювати службу та звертатися за допомогою у разі виникнення проблеми. Крім того, підписаний кошторис є еквівалентом договору та зобов’язує клієнта, а також професіонала. Для спрощення формальностей та швидшого отримання згоди клієнта у вас буде можливість накласти електронний підпис.
Це рішення дасть вам багато переваг:
- Ви скоротите час, витрачений на адміністративні завдання.
- Ви прискорите процес продажу.
- Ви полегшите процес для свого клієнта.
- Підписати договір онлайн.
Крім формальностей, пов’язаних з продажем товару чи послуги, ви можете використовувати електронний підпис для всіх видів документів:
- Контракт з найму;
- Договір оренди;
- Договір купівлі-продажу.
Як електронно підписати документи?
Потрібно отримати підпис, щоб закрити угоду? Можливість робити це онлайн принесе користь як вашому бізнесу, так і вашим партнерам. Ось кроки для створення електронного підпису на документах.
Щоб гарантувати захист даних кожного з підписантів, ви повинні надавати перевагу програмному забезпеченню, яке відповідає нормам, чинним у вашій країні.
Після вибору відповідного рішення вам необхідно вибрати документи для підпису. Наприклад, ви зможете підписати PDF-файл онлайн. Перевагою є те, що ви можете продовжувати працювати зі своїм звичайним програмним забезпеченням (Word, Excel, Google Sheets тощо).