Говоря о тенденциях HR-аутсорсинга, эксперты единодушно отмечают рост востребованности таких услуг. В постоянно меняющемся мире ценна не бизнес-идея, а скорость ее реализации. Если раньше заказать аутсорсинг кадрового делопроизводства и смежные услуги стремились гиганты рынка, иностранные компании, то сегодня в сегменте заказчиков наблюдается высокий процент представителей малого, среднего бизнеса Украины. Цель передачи на внешнее управление — освобождение от рутинных операций, концентрация на стратегических бизнес-целях для выживания в жесткой конкуренции.

Направления аутсорсинга кадрового делопроизводства формируются под влиянием нескольких факторов.

Акценты в услугах по HR-аутсорсингу

Аутсорсеры предлагают классический перечень услуг по управлению кадрами и ведению документации:

• проверку соответствия документов законодательным нормам;
• коррекцию ошибок;
• ведение личных дел сотрудников;
• оптимизацию документооборота;
• оформление трудовых договоров и проч.

Список обрабатываемых участков отличается у разных провайдеров. Содержание, объем работ оговариваются на этапе заключения договоров на внешнее обслуживание.

Сегодня наибольшим спросом пользуются аутсорсеры, которые оптимизируют пакет услуг в соответствии с современными трендами:

• консультирование как неотъемлемая часть аутсорсинга кадрового делопроизводства. Налоговое, трудовое законодательство непрерывно изменяются. Актуальными в нынешних условиях стали консультационные вопросы о переводе персонала на дистанционную работу, об изменении режима рабочего времени и связанные с этим трансформации внутренних документов;
• обучение и развитие кадров. Организация собственных учебных центров, оплата семинаров и курсов — дополнительные расходы компаний. Эти ресурсы в рамках договора может предоставить аутсорсер;
• ориентация на бизнес-модель заказчика. Клиенты требуют не только качественного выполнения делегированных операций, но знание специфики конкретных отраслей деловой деятельности, глубокого погружения в бизнес-процессы;
• автоматизация ведения делопроизводства. Изучив маршруты движения документации, выявив шаблонные алгоритмы, провайдер может интегрировать в учетную систему заказчика программное обеспечение, технологии для повышения скорости обработки документов, исключения ошибок, связанных с человеческим фактором. Облачные технологии хранения данных повышают уровень защиты, конфиденциальности.

Если принято решение о передаче кадрового делопроизводства на аутсорсинг, стоит узнать о возможности аутсорсингового сопровождения с использованием перечисленных трендов.

Процесс перехода

Принятию решения предшествует анализ внутренних бизнес-процессов. Руководство определяет, какие операции целесообразно передать на внешнее управление, анализирует нагрузку кадровика или отдела кадров. Итог мониторинга: сравнение стоимости услуг кадрового аутсорсера и затрат на привлечение дополнительных квалифицированных сотрудников.

Дальнейшие этапы:

• встреча с менеджером аутсорсера, обсуждение условий контракта;
• формулирование условий сотрудничества, заключение договора;
• работа над проектом;
• контроль действий подрядчика.

Внедрение кадрового аутсорсинга позволяет получить профессиональные услуги в нужном объеме. В штатном режиме отдельные функции может выполнять представитель компании-провайдера. В период отчетности, при сокращениях, массовом приеме на работу к задаче моментально подключается команда специалистов с советующими компетенциями. Вы оплачиваете ровно тот объем работ, который нужен предприятию.

Использование механизма снижает затраты, риски, позволяет эффективно управлять ресурсами, повысить качество делопроизводства, научить внутренний персонал стандартам работы.